E-Rechnungspflicht 2025: Lösungen für Handwerker und Kleinstbetriebe

Seit dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht in Deutschland Realität. Für viele Handwerker und kleine Unternehmen stellt sich nun die Frage: Was bedeutet das konkret für meinen Betrieb? Während einige bereits digitale Prozesse nutzen, denken viele, dass ein PDF ausreicht.

Doch Achtung: Eine einfache PDF-Datei ist keine offizielle E-Rechnung!

In diesem Artikel erklären wir, was eine E-Rechnung ist, wer betroffen ist und wie ihr euch mit kostenlosen Programmen die neuen Anforderungen vorbereiten könnt. 

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht ist Teil eines EU-weiten Vorhabens zur Digitalisierung der Steuererfassung. Ziel ist es, Rechnungen maschinenlesbar zu machen, damit diese automatisiert verarbeitet werden können. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt dafür, dass Steuern schneller abgeführt werden können. 

Wer ist betroffen?
Die Pflicht betrifft alle Unternehmen, die Rechnungen im B2B-Bereich (Business-to-Business) ausstellen oder empfangen.

Es gibt jedoch einige Ausnahmen:

  • Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sind nicht betroffen
  • Kleinbetragsrechnungen unter 250 € fallen ebenfalls nicht unter diese Regelung

Wichtig: Alle Unternehmen müssen seit diesem Jahr (2025) in der Lage sein, E-Rechnungen zu Empfangen und zu Lesen – unabhängig von ihrer Größe oder Branche.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist mehr als nur ein PDF-Dokument. Sie muss maschinenlesbar sein und in einem strukturierten Format vorliegen. Die gängigsten Formate in Deutschland sind:

  1. XRechnung: Das Standardformat für den öffentlichen Sektor in Deutschland.
    Es basiert auf XML-Daten und ist vollständig maschinenlesbar.
    Eine XRechnung enthält keine lesbare PDF-Datei.
  2. ZUGFeRD: Dieses Format kombiniert ein lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei im Hintergrund.
    Das macht es besonders praktisch für Unternehmen, die sowohl analoge als auch digitale Prozesse nutzen.
Merkmal
XRechnung
ZUGFeRD
Lesbarkeit
Nur maschinenlesbar
Menschen- & maschinenlesbar
Format
XML-Datei
PDF mit XML-Anhang
Nutzung
Öffentlicher Sektor
Flexibel (B2B, B2C)

Übergangsfristen bis zur Versandpflicht


Während der Empfang von E-Rechnungen ab 2025 verpflichtend wird, bleibt der Versand zunächst freiwillig:

  • Ab 2027 müssen alle Unternehmen Rechnungen im neuen Format verschicken.
  • Für Betriebe mit einem Umsatz unter 800.000 € gilt eine verlängerte Frist bis 2028.

Kostenlose Tools zur Umsetzung

Um den Anforderungen gerecht zu werden, gibt es kostenlose Softwarelösungen:

Quba-Viewer:

    • Kostenloses Open-Source-Tool zum Öffnen und Prüfen von E-Rechnungen (XRechnung & ZUGFeRD)
    • Plattformunabhängig (Windows/Mac/Linux)
    • Daten bleiben lokal auf dem Gerät – ideal für Datenschutzbedenken
      Download

PDF24:

Beide Programme sind einfach zu bedienen und bieten eine gute Grundlage für kleine Betriebe.

Wenn ihr ein paar XRechnungen bzw. Beispiele braucht, um sie zu Testen, könnt ihr diese ebenfalls bei QUBA herunterladen.

Video

Hat euch dieser Artikel geholfen? Wir freuen uns über euer Feedback! Wenn ihr mehr über digitale Lösungen erfahren wollt, schaut euch unser Video zur E-Rechnung an oder schreibt uns eure Fragen in die Kommentare!

YouTube player

Fazit

Die Umstellung auf E-Rechnungen klingt zunächst kompliziert, doch mit den richtigen Tools wird sie zur Routine – auch für kleine Betriebe!

Mit Programmen wie dem Quba-Viewer oder PDF24 könnt ihr euch rechtzeitig auf die neuen Anforderungen vorbereiten und seid bestens gerüstet für die Zukunft.

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